表計算ソフトを使った給与や勤怠の管理はこんなに大変!

何かと便利な表計算ソフト、しかし…

オフィスにあるPCにつきものなのが表計算ソフト。ちょっとした操作であっという間に四則演算をしてくれる、オフィスワークの強い味方です。経理や社員の勤怠管理なども表計算ソフトを使って行っている会社も多いのではないでしょうか。でもちょっと待ってください。表計算ソフトは確かに便利なツールではありますが、一部の業務、特に会計や勤怠管理を表計算ソフトを使って行うのは色々と注意しなければならないことがあります。中には、うちの会社も表計算ソフトを使って勤怠管理しているけど、特に問題は起こっていないと思われる方もいるかもしれません。しかし、下記に挙げる注意点を読んで、もし心当たりを感じられるようであれば、専用ソフトを導入することも検討してみてください。

表計算ソフトの落とし穴

表計算ソフトを使った場合の会計や勤怠管理で特に注意しなければならないのは、計算式が崩れてエラーが発生することです。というのも、表計算ソフトは会計や勤怠管理の専門ソフトではないため、入力のフォーマットは個人が独自に作成したものになります。計算を行う数式も個人が設定するものなので、設定した数式はボタン一つで簡単に消えてしまいます。数式の入ったセルを編集禁止にするなど対策はありますが、個人が作るものなので編集がしやすい反面、ちょっとした誤操作でエラーになってしまうのです。また、一度エラーが起きると、詳しい人でなければメンテナンスができず、その間の業務が止まる恐れがあります。そのため、表計算ソフトだけに頼っていると、トラブル発生時の復旧が困難になってしまうのです。社員ひとりひとりが行う処理であればともかく、会社全体の管理に関わる業務は専用の会計ソフトなどを用いて行うほうが安全といえるでしょう。

会計システムにも様々な種類があり、業界・業種によって適切なシステムは異なります。そのため、システムを採用する際は十分吟味する必要があります。